Excel vs outil web pour gérer les congés : que choisir ?

La majorité des PME de moins de 50 personnes gèrent encore les congés sur Excel. Un fichier partagé sur OneDrive ou un dossier réseau, avec un onglet par mois, des soldes calculés à la main, et une couleur par type d'absence. Ça marche — jusqu'au jour où ça ne marche plus.

Quand on commence à chercher autre chose, deux portes s'ouvrent immédiatement : les SaaS RH (Lucca, PayFit, Factorial, Eurécia) qui font tout sauf le café, ou un outil sur mesure léger qui ne fait que les congés. Le choix est moins évident qu'il en a l'air, et la réponse dépend autant de la taille de l'équipe que de la complexité des règles internes.

Cet article compare les trois voies — Excel, SaaS RH, sur mesure léger — pour la gestion des congés en PME. Pas un plaidoyer, une grille de décision. Pour le contexte plus large sur le choix sur mesure vs SaaS, on a écrit un article complémentaire sur comment trancher entre développement sur mesure et logiciel standard — celui-ci l'applique au cas spécifique des congés.

1. Excel : ce qui marche, ce qui finit par lâcher

Excel garde des forces réelles pour gérer les congés d'une petite équipe. C'est gratuit, tout le monde sait l'utiliser, et un planning visuel à la couleur reste lisible. Pour 5 personnes, un onglet par mois et un solde calculé chaque trimestre, ça fait le job.

À partir de 10 à 15 personnes, quatre choses commencent à lâcher :

Multi-utilisateur. Le fichier Conges_2026.xlsx est ouvert par Jean-Pierre quand Marie veut poser un congé. Marie crée Conges_2026_marie.xlsx. Trois mois plus tard, personne ne sait quel fichier est à jour. "Mes Excel finissent en pièce jointe d'email. Au bout de trois mois, je ne sais plus quelle version est à jour" — verbatim qu'on entend en boucle dans les artisanats.

Calcul des soldes. Vos soldes CP et RTT ont des règles spécifiques (acquisition mensuelle, report sur l'année suivante, jours fériés français à exclure). Vos formules Excel calculent ça correctement la première année. À la deuxième, quelqu'un déplace une cellule, la formule pointe au mauvais endroit, deux personnes ont un solde faux pendant six mois sans qu'on s'en aperçoive.

Vision d'équipe. Un planning Excel répond à la question "qui pose un congé en juillet ?". Il ne répond pas à "qui est présent cette semaine ?" sauf à le retravailler manuellement. C'est précisément l'info que vos chefs d'équipe demandent tous les lundis matin.

Validation. Une demande de congé en PME, c'est un mail. Le manager répond "OK". La RH ressaisit. Le solde se recalcule (ou pas). Aucune trace centralisée. Le jour où un salarié conteste, vous cherchez dans une boîte mail.

C'est exactement ce qu'on a chiffré dans notre article sur le coût réel d'un fichier Excel : la perte de temps, les erreurs, les contestations. Le fichier "gratuit" coûte plusieurs milliers d'euros par an.

2. SaaS RH : ce que vous payez vraiment

À 15 personnes et plus, beaucoup de PME se tournent vers un SaaS RH. Ces outils sont solides et leur communauté est large. Mais sur le cas spécifique des congés, deux choses sont rarement anticipées.

Le coût qui explose à l'échelle. Comptez en moyenne 8 à 12 € par mois et par salarié pour un module congés correct. À 15 personnes, c'est 1 800 €/an, raisonnable. À 50 personnes, c'est 6 000 €/an. À 100 personnes, c'est 12 000 €/an. Pour la même fonction. Indéfiniment.

Le couplage avec la paye. Beaucoup de SaaS RH "incluent" les congés dans une offre globale paye + RH + congés. Vous prenez l'ensemble parce que c'est mieux packagé. Trois ans plus tard, vous voulez changer de logiciel de paye — vous ne pouvez pas, parce que tout est lié. Le coût de sortie devient prohibitif.

L'adaptation limitée aux conventions internes. Si votre PME a une règle particulière (RTT crédités le 15 du mois, congés "trimestriels" non standard, une convention collective avec des compteurs spécifiques), vous tombez vite sur les limites du paramétrage. Le SaaS standardise — votre processus métier devient l'exception.

3. La 3e voie : un outil web simple, sur mesure

Pour les PME qui ne veulent ni Excel ni un SaaS RH global, il reste une option qu'on évoque rarement : un outil web léger, dédié uniquement aux congés, adapté à vos règles internes.

Caractéristiques attendues :

• Planning mensuel d'équipe avec barres colorées par type d'absence (CP, RTT, maladie, congé parental)
• Calcul automatique des soldes CP et RTT selon vos règles (pas celles d'un standard générique)
• Jours fériés français pré-configurés et exclus du décompte
• Validation hiérarchique en un clic (pas par mail)
• Vision équipe instantanée : qui est présent cette semaine, qui sera absent le mois prochain
• Multi-utilisateur réel : 30 personnes peuvent y accéder sans conflit

C'est la logique qu'on suit chez les PME BTP qu'on accompagne, où la gestion des congés en équipes 2×8 ne ressemble à aucun standard du marché — il faut un outil qui parle vos règles.

4. La grille de décision en 5 questions

Pour trancher, répondez par oui/non :

1. Mon équipe va-t-elle dépasser 30 personnes dans 3 ans ? (oui = sortir d'Excel rapidement)
2. Ai-je une convention collective ou des règles internes spécifiques ? (oui = sur mesure / non = SaaS)
3. Le coût d'abonnement par utilisateur me dérange-t-il sur 5 ans ? (oui = sur mesure)
4. Ai-je besoin que ce soit relié à la paye ? (oui = SaaS RH / non = outil dédié)
5. L'équipe a-t-elle besoin d'une application mobile native ? (oui = SaaS / non = sur mesure ou Excel)

3 ou plus de "sur mesure" → l'option d'un outil dédié léger mérite un audit. 3 ou plus de "SaaS" → le marché grand public couvre votre besoin.

5. À quoi ressemble un outil congés léger

Notre outil de gestion des congés suit cette logique : planning mensuel, soldes CP et RTT automatiques, jours fériés français intégrés, rôles gestionnaire et utilisateur, demandes validées en un clic. Pas de paye, pas de notes de frais, pas de gestion de compétences — uniquement les congés, mais bien.

La démo est accessible sur demande (pas en libre-service comme nos autres outils — la donnée RH est plus sensible). Si vous voulez la voir avec un cas adapté à votre métier et à votre convention, parlons-en — premier échange gratuit et sans engagement, on cale une démo en visio dans la foulée.